سید حمیدرضا سلیمی
کارشناس حواله‌جات ارزی شرکت خدمات ارزی و صرافی خاورمیانه
ویروس کرونا، کار از راه دور (دورکاری) را در یک آزمایش غول‌پیکر و در مقیاس کاملا بی‌سابقه‌ای قرار داده است. در سرتاسر چین، ایتالیا، ژاپن و کره جنوبی، کارگران به بن‌بست رسیده‌اند.
هفته‌های گذشته، در سیاتل نیز همین اتفاق افتاد. آمازون، فیس بوک، مایکروسافت و گوگل همه به کارمندانشان گفتند که در خانه بمانند و ادارات منابع انسانی در همه جا برنامه‌های احتمالی را که شامل نگه‌داشتن کارگران در خانه است در نظر گرفته‌اند.
در واقع، کار از راه دور همیشه و برای همه مشاغل ممکن نیست. طبق یک نظرسنجی گالوپ، در شرایط عادی کمتر از نیمی از مشاغل می‌توانستند در برخی از زمان‌ها این کار را انجام دهند. در صورت عدم کار فیزیکی، کارگران ساعتی حقوق دریافت نمی‌کنند و همین‌طور افراد خرده فروش، تولید کننده یا مشاغل مرتبط با خدمات عمومی معمولا برای کار باید از نظر جسمی حضور داشته باشند.
اما در شرایط پیش آمده، همان‌طور که دولت‌ها و مشاغل در سرتاسر جهان به افراد دارای علائم بیماری می‌گویند که خود را به قرنطینه خانگی ببرند و به همه افراد دیگر توصیه به حفظ فاصله اجتماعی می‌کنند، بسیاری از مشاغل، دورکاری را نیز به‌عنوان واقعیت جدید روزهای پیش رو پذیرفته‌اند.
حال رهبران شرکت‌ها، مدیران و کارمندان چگونه در این تغییر ناگهانی شرکت می‌کنند؟ بیش از 10،000 کتاب به زبان انگلیسی در سایت آمازون در مورد واقعیت و نحوه هدایت از راه دور کار یا کار از راه دور وجود دارد. چرا؟ زیرا انجام این کار بسیار دشوار است و مدیران مجبورند به‌طور جدی روی آن کار کنند. Tsedal Neeley، استاد دانشکده بازرگانی هاروارد، دو دهه را صرف کمک به شرکت‌ها برای یادگیری نحوه مدیریت تیم‌های پراکنده کرده است. در پرسش و پاسخ ویرایش شده زیر که از تماس ویدیویی مشترک اخیر ایشان گرفته شده است و در آن شنوندگان قادر به سؤال بودند، او راهنمایی می‌کند که چگونه می‌توان در خانه کار سازنده، مدیریت جلسات مجازی و هدایت تیم‌ها را در این زمان بحران انجام داد.
آیا سازمان‌ها برای این انتقال ناگهانی آماده هستند؟
مقیاس و دامنه آنچه می‌بینیم، با سازمان‌هایی با 5،000 یا 10،000 کارمند که از مردم می‌خواهند خیلی سریع از خانه کار کنند، بی‌سابقه است. بنابراین، نه زیرساخت‌های سازمانی برای این کار ایجاد نشده است.
اولین کاری که رهبران و مدیران می‌توانند برای آماده‌سازی کارمندان خود انجام دهند چیست؟
زیرساخت‌ها را به‌درستی به دست آورند. آیا مردم از فناوری لازم برخوردار هستند یا به آن دسترسی دارند؟ چه کسی لپ‌تاپ دارد؟ آیا کسانی که دارای لپ‌تاپ هستند می‌توانند به‌راحتی در سازمان‌های خود ارتباط برقرار کنند؟ آیا آنها نرم‌افزاری را که باید برای انجام کار، تماس‌های کنفرانس و غیره داشته باشند، دارند؟ در مورد کارمندانی که لپ‌تاپ یا دستگاه تلفن همراه ندارند، چگونه مطمئن شویم که آنها به منابعی که برای انجام کار نیاز دارند دسترسی دارند؟ مدیران مستقیم باید خیلی سریع اطمینان حاصل کنند که دسترسی به همه کارمندان وجود دارد، در این صورت هیچ کس احساس عقب‌ماندگی نمی‌کند.
افرادی که عادت به کار از راه دور ندارند باید چه کاری انجام دهند تا از نظر ذهنی و روان‌شناختی برای آن آماده شوند؟
توصیه می‌شود، ضوابط و تشریفات را توسعه داده و یک روش منضبط برای مدیریت روز داشته باشید. زمان شروع و پایان را برنامه‌ریزی کنید. ریتم داشته باشید دوش بگیرید، لباس بپوشید، حتی اگر آن لباس، چیزی نیست که معمولا در محل کار می‌پوشید، سپس فعالیت‌های روزانه را شروع کنید. اگر عادت دارید از نظر جسمی حرکت کنید، حتما آن را به فعالیت روز خود تبدیل کنید. اگر یک فرد برون‌گرا هستید و به تماس و همکاری زیادی با دیگران عادت کرده‌اید، اطمینان حاصل کنید که هنوز هم این اتفاق می‌افتد.
به یاد داشته باشید که در واقع ممکن است از کار در خانه لذت هم ببرید. می‌توانید موسیقی مورد نظر خود را پخش کنید. می‌توانید درباره زمان خود انعطاف‌پذیر باشید. این قضیه می‌تواند برای مدیران سرگرم کننده باشد، آنها باید افراد را بررسی کنند. اطمینان حاصل کنید که آنها نه تنها تنظیم شده‌اند، بلکه ریتم خوبی در روز خود دارند و با دیگران ارتباط برقرار می‌کنند. بپرسید: من چه کاری می‌توانم انجام دهم تا مطمئن شوم که این انتقال ناگهانی و سریع برای آنها موثر است؟
چگونه باید این کنترل‌ها اتفاق بیفتد؟ گروهی، تک‌به‌تک، از طریق تماس تلفنی یا گفتگوهای ویدیویی؟
در مرحله اول، شما باید یک گفتگوی گروهی در مورد وضعیت جدید کارها داشته باشید. بگویید، «این وضعیت، ورود به یک دنیای دیگر است. ما نمی‌دانیم این روند چه مدت ادامه خواهد داشت. اما می‌خواهم اطمینان حاصل کنم که همه شما احساس کنید که آنچه را که لازم دارید فراهم است. سپس بفهمید چند بار باید با آنها ارتباط برقرار کنیم؟ راه ارتباطی می‌تواند فیلم، تلفن، یا شبکه‌های اجتماعی باشد. بپرسید که اگر شما از یکی از سیستم‌های رسانه‌های اجتماعی استفاده نمی‌کنید، بهترین راه برای همکاری با ما چیست؟ شما باید به مردم کمک کنید تا درک کنند که چگونه کار از راه دور انجام دهند و به آنها اطمینان دهید که این کار موثر است.»
پس از ترتیب دادن این موارد، حداقل یک‌بار در هفته با گروه خود ملاقات کنید. در یک محیط از راه دور، دفعات تماس نباید کم شود. اگر عادت دارید جلساتی داشته باشید، این کار را ادامه دهید. در حقیقت، احتمالا تماس باید برای کل تیم و اعضای آن زیاد شود. کارمندان جدیدتر، افرادی که در پروژه‌های مهم کار می‌کنند و افرادی که نیاز به تماس بیشتر دارند، به موارد اضافی نیاز دارند. همچنین به یاد داشته باشید که می‌توانید کارهای سرگرم کننده را به‌طور عملی انجام دهید: یک ساعت خوش، نوشیدن قهوه، ناهار با هم. همه این موارد می‌تواند به حفظ ارتباطاتی که در دفتر داشتید کمک کند. تحقیقات کافی وجود دارد که نشان می‌دهد تیم‌های مجازی از نظر اعتماد و همکاری می‌توانند کاملا برابر تیم‌های مستقر باشند. اما فقط به نظم و انضباط نیاز دارد.
این تغییرات کاری چگونه بر بهره‌وری تاثیر خواهد گذاشت؟
بهره‌وری می‌تواند حفظ شود، حتی افزایش یابد، زیرا رفت و آمد و حواس‌پرتی دفتر از بین رفته است. البته ممکن است شما در کنار شریک زندگی یا بچه‌های خود در خانه باشید و برای حل آن مسائل توجه لازم است. مشکل دیگر ممکن است توانایی شما برای حل سریع مشکلات هنگام عدم دسترسی به صورت حضوری، کمتر از زمان واقعی باشد. این ممکن است تأخیر ایجاد کند. اما به غیر از این، لزومی ندارد که بهره‌وری کاهش می‌یابد.
اگر سیاست‌های دورکاری مدت زیادی ادامه یابد، چگونه می‌توانید میزان بهره‌وری کارمندان خود را اندازه بگیرید و درنهایت آن را در مورد کار آنها بررسی کنید؟
شما باید به کارمندان خود اعتماد کنید. این دوره زمانی است که ما باید به توصیه‌های ارنست همینگوی گوش دهیم که: «بهترین راه برای فهمیدن اینکه آیا می‌توانید به کسی اعتماد کنید، اعتماد به آنها است.» شما نمی‌توانید ببینید مردم چه می‌کنند. اما آنها را به روش‌های درست تجهیز کنید، به آنها وظایف خود را محول کنید، آنها را مانند همیشه بررسی کنید و امیدوار باشید که آنها به روشی که می‌خواهید آنها را انجام دهند. شما نمی‌توانید روند کار را زیر نظر بگیرید، بنابراین بررسی شما باید مبتنی‌بر نتیجه باشد.
بیایید در مورد جلسات مجازی صحبت کنیم. بهترین روش‌ها، (فراتر از توصیه‌های کلی برای روشن شدن هدف شما)، گردش دستور کار، آماده‌سازی افراد برای فراخواندن و غیره چیست؟
اول، شما باید برخی از قوانین صریح و روشن را وضع کنید. بگویید، «افراد، وقتی این جلسات را داریم، این کار را به شکلی خوب انجام می‌دهیم، تلفن را خاموش می‌کنیم، ایمیل یا موارد مانند آن را بررسی نمی‌کنیم.» اگر توانایی انجام این کار را دارید، کنفرانس ویدیویی را به شدت توصیه می‌کنم. وقتی افراد قادر به دیدن یکدیگر هستند، واقعا تفاوت ایجاد می‌کند. و سپس به مردم اعتماد می‌کنید تا از قوانین اساسی پیروی کنند.
دوم، شش تا هفت دقیقه اول یک جلسه را صرف ورود به سیستم کنید. مستقیما به موارد برنامه خود نروید. در عوض، به اطراف بروید و از همه بپرسید، «شما بچه‌ها چطور هستید؟» با هر کس جدید یا پایین‌ترین مقام یا کسی که معمولا کمترین حرف را می‌زند شروع کنید.نکته آخر این است که شما باید این جلسات مجازی را با ارتباطات اضافه پیگیری کنید تا اطمینان حاصل شود که همه شما را شنیده‌اند. بگویید که شما یک کنفرانس ویدیویی در مورد یک موضوع دارید و آن را با ایمیل یا پیامک یادآوری کنید. باید چندین تماس از طریق رسانه‌های مختلف داشته باشید.
باتوجه‌به تعطیلی مهدکودک‌ها و مدرسه، شما درمورد کودکان و مراقبت از کودکان چگونه رفتار می‌کنید؟
رهبران باید برای این موضوع آمادگی داشته باشند و به مردم کمک کنند که به آنها فکر کنند. کمرنگ شدن مرز بین کار و خانه به‌طور ناگهانی ایجاد شده است، بنابراین مدیران برای پشتیبانی از تیم‌های خود باید مهارت‌ها و سیاست‌ها را توسعه دهند. این ممکن است شامل انعطاف‌پذیری بیشتر در مورد ساعات کار کارمندان باشد. لازم نیست ناهار را راس ساعت 12 عصر بخورید. ممکن است ساعت دو بعد از ظهر کار شخصی انجام دهید. کارها باید بسیار روان‌تر انجام شود و مدیران فقط باید اعتماد کنند که کارمندان تمام تلاش خود را برای انجام کار خود انجام دهند.
در مورد افراد در ارتباط نزدیک با مشتری چه توصیه‌ای دارید؟
ما شاهد تماس‌های فروش مجازی و تعامل با مشتری بوده‌ایم. شما دقیقا همان کارها را انجام می‌دهید. اما در اینجا، استفاده از رسانه‌های تصویری مهم‌تر است. هر کاری را که به‌صورت چهره‌به‌چهره انجام می‌دادید را به کمک آنها انجام داده و این کار را ادامه دهید. می‌توانید کارهای زیادی انجام دهید. خلاق باشید.
آیا به نظرتان این بحران؛ شیوه عملکرد همه تیم‌ها و سازمان‌ها را تغییر می‌دهد؟
در این شرایط سازمان‌ها، تیم‌ها و افراد، بیشتر در زمینه کار مجازی آزمایش می‌شوند. بسیاری از آنها همیشه می‌خواستند آن را به‌عنوان روش توسعه نیروی کار خودشان آزمایش کنند. این طور نیست که مردم قصد دارند این قالب جدید کار را به‌طور دائم اتخاذ کنند، اما این تجربه باعث افزایش ظرفیت همه خواهد شد. اگر جنبه مثبتی برای این آشفتگی که خودمان در آن پیدا می‌کنیم وجود داشته باشد، این است که ما مهارت‌های خاصی را توسعه می‌دهیم که می‌توانند در آینده مفید باشند. این عمیق‌ترین امید من است.
منابع
1- NPR Daily Newsletter:” From Home Goes Viral In The Time Of Coronavirus (by:YUKI NOGUCHI-March 9, 2020) "
2- Harvard Business Review : “15 Questions About Remote Work, Answered by :Tsedal Neeley -March 16, 2020”