منتشرشده در نشریه شماره ۳۶ آفتاب خاورمیانه - آذر ۱۴۰۳
محمد فاتحیکارشناس هوش مصنوعی بانک خاورمیانه
موج هوش مصنوعی مانند یک پاندمی در حال گسترش در سازمانهاست و شرکتها در حال سرمایهگذاریهای کلان برای توسعه ابزارهای خاص خود هستند. با این حال، در حال حاضر نیز کارکنان شرکتها (در سطوح گوناگون از مدیران ارشد تا کارشناسان) میتوانند با ابزارهای عمومی، نیازهای خود را برطرف کرده و توانمندتر شوند. در این یادداشت به برخی از این ابزارها و کاربردهای آنها میپردازیم.
خودکارسازی فرآیندها
اگر افراد فعالیتهای کاری روزمره خود را فهرست کنند، متوجه میشوند که بخش قابلتوجهی از وقت خود را به کارهایی اختصاص میدهند که تفاوت چندانی با وظایف روزهای پیشین آنها ندارند. ابزارهای هوش مصنوعی میتوانند با شناسایی این وظایف روتین و تکراری، آنها را خودکارسازی کنند. برای مثال آنها میتوانند براساس پاسخهای پیشین مدیران به ایمیلهای روزمره، جوابهای خودکاری تهیه کنند یا اسناد و بخشنامهها را خلاصه کرده و نکته مهم آنها را بهصورت چکیده، ارائه کنند. به این ترتیب هوش مصنوعی به افزایش بهرهوری سازمان کمک کرده و سازمان را چابک و انعطافپذیرتر میکند.
رباتهای نرمافزاری Robotic Process Automation) RPA) بهطور خاص در کسبوکارهای مالی سامانه های مبتنی بر هوش مصنوعی میتوانند پس از پردازش فاکتورها، دادهها را وارد سیستم کرده و گزارشهای مالی را تولید کنند. شرکتهایی مانند "ولز فارگو" از رباتهای نرمافزاری برای خودکارسازی فرآیندهای داخلی مانند پردازش درخواستهای وام و مدیریت اسناد استفاده میکنند.
افزایش خلاقیت
هوش مصنوعی به شیوههای گوناگون میتواند خلاقیت افراد را افزایش دهد که بهعنوان نمونه، به چهار مورد آن میپردازیم:
۱. گردآوری ایدههای اجراشده
ابزارهای هوش مصنوعی با سرعت و دقت بالا، میتوانند از میان حجم عظیمی از دادهها، الگوها و روندهای نوآورانه را شناسایی کرده و آنها را در اختیار کاربران قرار دهند. این امر به افراد کمک میکند تا از ایدههای دیگران الهام بگیرند و به ایدههای جدید دست پیدا کنند. بهعنوان مثال از این ابزارها میتوان درخواست کرد که ابتکارات صنعتی خاص در سال اخیر را گردآوری و دستهبندی کند. این قابلیت، به فرد این امکان را میدهد که برای ابتکارات خود از رقبا الگو گرفته و انتظارات مشتریان را نیز پیشبینی کند.
۲. تسهیل فعالیتهای خلاقانه
در فرآیند ایدهپردازی و بارش فکری، ابزارهای هوش مصنوعی میتوانند، طرحی کلی از این ایده ارائه کنند. اگرچه در بعضی موارد، همین طرح بهاندازهای کیفیت دارد که میتواند نظر سفارشدهنده را جلب کند، اما در غیر این صورت نیز میتواند تصوری از طرح نهایی داده و ایدهپردازیهای بعدی را تسهیل کند.
۳. تحلیل و بازخورد
هوش مصنوعی میتواند ایدهها را شنیده و از جنبههای مختلف، آنها را تحلیل کند. در سادهترین شکل، این بازخورد میتواند با بررسی طرح پیشنهادی و مشابه یک گزارش اداری باشد. اما میتوان این بازخورد را جذابتر و گستردهتر کرد و از هوش مصنوعی خواست که نقش یک یا چند نفر را بازی کرده و با کاربر، گفتوگو کند. بهعنوان مثال، میتوان از هوش مصنوعی خواست نقش مدیر مالی، مدیر تدارکات، مشاور خلاق و انواع مشتریان را بهطورهمزمان ایفا کرده و در مورد ایده کاربر، به او بازخوردهای جامعی ارائه دهد.
۴. همافزایی با تقویت ارتباطات
در کسبوکارهای امروز که که هر فرد متخصص نقشی کلیدی ایفا میکند، تسهیل همکاری و تبادل ایدهها اهمیت بالایی دارد. ابزارهای هوش مصنوعی با ایجاد بسترهای مشترک و هوشمند، این امکان را فراهم میکنند که کارکنان بهسادگی ایدههای خود را مطرح کرده و از دانش و تجربیات دیگران بهرهمند شوند. این پلتفرمها با استفاده از الگوریتمهای پیشرفته، ارتباطات هدفمند را تسهیل کرده و به کارکنان کمک میکنند تا بهسرعت اطلاعات موردنیاز خود را پیدا کنند. به این ترتیب، فرآیند تصمیمگیری تسریع شده و نوآوری در سازمان تقویت میشود. همچنین، هوش مصنوعی میتواند با تحلیل دادههای مربوط به تعاملات کارکنان، بینشهای ارزشمندی را در مورد نقاط قوت و ضعف سازمان ارائه دهد.
تصمیمسازی و کمک به تصمیمگیری
افراد به دو طریق میتوانند از هوش مصنوعی در فرآیند تصمیمگیری استفاده کنند؛ یکی توضیح مساله و تقاضای تصمیمگیری و دوم، استفاده از هوش مصنوعی برای آسانتر کردن این فرآیند.
ابزارهای هوش مصنوعی این توانایی را دارند که مانند یک محاسبه ریاضی، با تحلیل حجم عظیمی از دادهها، الگوها و ارتباطات پنهانی را شناسایی کرده و به یک مساله کاری نیز پاسخ بدهند؛ برای این کار، فرد پس از توضیح مساله و شرایط آن، از هوش مصنوعی میخواهد که با استفاده از الگوریتمهای خود، تحلیل و پیشبینی کند. در مورد مسائل روزمره یا در رابطه با مسائل ماشینی، این روش بیشتر قابلاستفاده است؛ بهعنوان مثال، برای بررسی نقاط ضعف یک محصول یا فرآیند و پیشنهادهایی برای بهینه کردن آن میتوان به هوش مصنوعی تکیه کرد.
با این حال در صورتی که یک مساله از نظر اخلاقی و انسانی اهمیت داشته باشد (مانند استخدام یا اخراج یک فرد) بهتر است تصمیمگیری را به هوش مصنوعی واگذار نکرد؛ اول، ممکن است پایگاه داده آن ابزار، محدود و دارای خطاهایی از طرف گردآورندگان بوده و تصمیم اشتباهی بگیرد. دوم، ابزارهای هوش مصنوعی توانایی درک مفاهیم انتزاعی (مانند عدالت) و جزئیات عاطفی روابط انسانی را ندارند. سوم، تصمیمات مهم نیازمند پذیرفتن مسئولیت از جانب یک شخص برای اجرا، پیگیری و کاهش هزینههای جانبی هستند.
با این توصیفات، روش بهتر آن است که از ابزارهای هوش مصنوعی برای گردآوری دادهها برای تصمیمگیری استفاده کرد؛ این ابزارها میتوانند دادهها را جمعآوری و تحلیل کرده و بهصورت نمودار یا گزارش، ارائه دهند. این قابلیت به افراد کمک میکند که با درک بهتر موضوع، دقیق و جامعتر تصمیم بگیرند.
مدیریت منابع انسانی
استفاده از ابزارهای هوش مصنوعی در حوزه منابع انسانی مدت زیادی است که بین شرکتهای بزرگ رواج پیدا کرده و شرکتها تلاش میکنند با تجزیهوتحلیل عملکر افراد، احساسات و انگیزه آنها را تشخیص دهند. پیشبینی و تحلیل ریزش کارکنان و دلایل ترک سازمان از دیگر کاربردهای هوش مصنوعی در این حوزه است. به این ترتیب، هوش مصنوعی میتواند با تشخیص روندها، بحرانها را پیش از وقوع شناسایی کرده و شرایط را بهبود ببخشند.
مدیریت فناوری اطلاعات
واحد مدیریت فناوری اطلاعات یکی از بخشهایی در سازمان است که به جمعآوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات نیاز دارد. به همین دلیل کارکنان این بخش میتوانند بیش از سایرین از مزایای هوش مصنوعی بهرهمند شوند. بهطور مثال ابزارهای هوش مصنوعی انواع گوناگونی از اطلاعات را در کمترین زمان ممکن و پایینترین درصد خطا، پردازش میکنند و نتیجه این فرآیند را در قالب گزارشهای مختلف در اختیار کاربران قرار میدهند.
کارکنان واحد IT همچنین میتوانند از هوش مصنوعی برای ارتقای سیستم مدیریت دانش نیز در سازمان بهره بگیرند. مدیریت دانش شامل مواردی مانند استخراج اطلاعات از گزارشهای موجود، تشکیل پایگاه داده و ایجاد روشی برای پاسخگویی خودکار به سوالات درونسازمانی است.
مدیریت ارتباط با مشتریان
چتباتها و سامانههای پاسخگویی خودکار به مشتریان در ۲۴ ساعت شبانهروز پاسخ میدهند. این سامانهها میتوانند سوالات متداول و پرتکرار را پاسخ دهند، مشکلات را شناسایی کنند و حتی در برخی موارد، به حل مشکلات کمک کنند. این امر به کاهش بار کاری کارکنان و بهبود تجربه مشتری کمک میکند.
هوش مصنوعی با مدیریت و دستهبندی درخواستهای مشتریان مانند یک سامانه گزینش اولیه عمل کرده و با ارجاع درخواستها به واحدهای مربوطه، موجب افزایش بهرهوری سازمان میشود. سازمانها برای استفاده از چنین امکانات نیازمند توسعه ابزارهای رایگان در دسترس هستند.
برخی ابزارهای هوش مصنوعی
برخی ابزارهای هوش مصنوعی که توسط افراد در سطوح مختلف سازمان قابلاستفاده هستند عبارتند از:
۱. Zapier: به کاربران این امکان را میدهد که بین برنامههای مختلف اتصال (Zap) ایجاد کنند. بهعنوان مثال، میتوانید تنظیم کنید که هر بار که یک ایمیل جدید دریافت میکنید، اطلاعات آن به یک صفحه اکسل اضافه شود. این ابزار به کدنویسی نیاز نداشته و برای استفاده آسان (بهصورت بصری) طراحی شده است.
۲. If This Then That) IFTTT): سناریوهای خودکار را برای کاربران ایجاد میکند. بهعنوان مثال، میتوانید تنظیم کنید که اگر یک پست جدید در وبلاگ شما منتشر شد، بهطور خودکار در شبکههای اجتماعی به اشتراک گذاشته شود. این ابزار نیز بهصورت بصری و ساده طراحی شده است.
۳. Microsoft Power Automate: این ابزار به کاربران اجازه میدهد تا فرآیندهای خودکار را بین برنامههای مختلف مایکروسافت و سایر برنامهها ایجاد کنند. کاربران میتوانند با استفاده از الگوهای آماده یا ایجاد سناریوهای سفارشی، کارهای تکراری را خودکار کنند.
۴. Google Apps Script: این ابزار به کاربران اجازه میدهد تا با استفاده از زبان برنامهنویسی جاوااسکریپت، اسکریپتهایی برای خودکارسازی کارها در برنامههای گوگل مانند (گوگلشیتس، گوگلداکس و جیمیل) بنویسند. این ابزار برای کاربران با دانش برنامهنویسی مناسبتر است.
۵. Trello: یک ابزار مدیریت پروژه است که با استفاده از افزونهها و اتوماسیونهای داخلی (مانند Butler) به کاربران این امکان را میدهد که کارهای تکراری را خودکار کنند. بهعنوان مثال، میتوانید تنظیم کنید که وقتی یک کارت به یک لیست خاص منتقل میشود، چه فرآیندی پس از آن اتفاق بیفتد.
۶. ChatGPT و سایر مدلهای زبانی: این ابزارها میتوانند به خودکارسازی فرآیندهای نوشتاری کمک کنند. بهعنوان مثال، میتوانید از آنها برای تولید محتوای متنی، پاسخ به سوالات متداول یا نوشتن ایمیلهای خودکار استفاده کنید.
این ابزارها به کاربران این امکان را میدهند که با استفاده از هوش مصنوعی و اتوماسیون، کارهای روزمره را سادهتر و سریعتر انجام دهند و در نتیجه زمان بیشتری برای تمرکز بر روی کارهای خلاقانه و استراتژیک داشته باشند.