منتشرشده در نشریه شماره ۲۵ - خرداد ۱۴۰۰
سید حمیدرضا سلیمی
مسئول شعبه شرکت خدمات ارزی و صرافی خاورمیانه
در ذهن بسیاری از کارکنان سازمانها، تصویری نمادین و اغراق شده از رئیس یک سازمان وجود دارد که: «رئیس، شخصی است که پشت میز بزرگ خود نشسته و دستهایش را مقابل سینهاش جمع کرده و با نارضایتی به کارمند نگاه میکند و میپرسد: آیا کاری را که به تو واگذار کردهام را تمام کردی؟». این تصویر، روسا را به عنوان شخصیتهایی مقتدر نشان میدهد که قدرت قضاوت در مورد ما را دارند و به شغل ما آسیب میرسانند. آنها «قدرتمند» هستند و ما به عنوان کارمند، «بیقدرت».اعتقاد داشتن به چنین تصویری از یک رئیس، میتواند باعث شود فراموش کنیم که رئیسهای ما به کمک ما نیاز دارند تا بتوانند جلوی مافوق خود، ظاهر خوبی داشته باشند. آنها به همان اندازه که ما به آنها وابسته هستیم، به ما وابسته هستند.این موضوع که رابطه ما با رئیسمان به طور متقابل وابسته یکدیگر است، اولین بار در سال 1980 توسط جان گابارو و جان کوتر در مقالهای در Harvard Business Review، با عنوان «مدیریت رئیس شما» اثری قابل تامل که هنوز توسط دانشجویان دانشکده بازرگانی هاروارد خوانده میشود، مورد بحث قرار گرفت.
این مقاله به طور خلاصه اشاره میکند که «مدیریت رئیس خود» به هیچ عنوان به معنای دستکاری و تغییر رئیس شما نیست، بلکه به معنای ایجاد یک همکاری متقابل با او است. وقتی شما این کار را میکنید دیگر ناتوان نیستید و در عوض، شما در شکلگیری روابط خود با رئیستان، مشارکت فعال میکنید و در نهایت توانایی خود را برای پیشرفت شغلی خود افزایش میدهید.
این واقعیت وجود دارد که بسیاری افراد از قبول اینکه رئیس آنها به همکاری، اطمینان و صداقت از طرف آنها نیاز دارد، امتناع میورزند. به علاوه برخی از زیردستان علاقهای ندارند که علاوه بر سایر وظایف خود، برای مدیریت روابطشان با رئیس خود نیز وقت و انرژی صرف کنند. به علاوه برخی مدیران نیز قادر به درک اهمیت این فعالیت و اینکه چگونه ممکن است کارمندانشان با از بین بردن برخی مشکلات بالقوه متداول، مسئولیت آنها را سادهتر کنند، نیستند. اما مدیران موثر این موضوع را تشخیص میدهند و میدانند این بخش از کار آنها قانونی و حتی لازم است.
برای شکل دادن رابطه کارمند و رئیس، سبک مدیریت رئیسها نیاز به شناسایی دارد و اینکه چه مدل جریان اطلاعاتی را نیاز دارند مهم است. بسیاری از آنها از اینکه از مشکلات بشنوند ناراحت میشوند، با این وجود منافع سازمان حکم میکند که آنها همواره از شکستها و موفقیتها مطلع باشند.
در یک دستهبندی رئیسها را به «شنوندگان» و «خوانندگان» تقسیم میکنند. بعضی از رئیسها دوست دارند تا اطلاعات را در فرم گزارش به دست آورند تا بتوانند آن را بخوانند و مطالعه کنند. برخی دیگر اما با اطلاعات و گزارشهای ارائه شده به صورت شخصی و حضوری بهتر کار میکنند تا بتوانند سوال کنند.
اگر رئیس شما شنونده است، شخصا او را مطلع کنید، سپس در وقت مناسب موضوع را از او پیگیری کنید. اگر رئیس شما خواننده است، موارد مهم یا پیشنهادها را در یادداشت یا گزارش ارائه دهید و پس از اینکه اطمینان پیدا کردید گزارشها مطالعه شده است با رئیستان درباره آنها بحث کنید.
مدیریت رئیس، مستلزم این است که شما نیازها و شیوه کار رئیس و فشارهایی را که او متحمل میشود، درک کنید. جمعآوری این نیازها و اطلاعات، شبیه یک کار پلیسی است. رئیسها اغلب در بیان اولویتها و انتظارات خود کوتاهی میکنند و بسیاری از آنها حتی از سبک کار ترجیحی خود بیاطلاع هستند؛ بنابراین این شما هستید که میتوانید آنها را کشف کنید.
خانم لیز رایان، از مشاوران موفق حوزه نیروی انسانی و نویسنده کتاب پرفروش «نقشه راه بازآفرینی» به ارائه ۱۰ باید و نباید پرداخته است که میتوان از آنها برای پاسخ به سوال «چگونه رئیس خود را مدیریت کنیم؟» استفاده کرد.
۱۰ باید که میتوانید برای مدیریت رئیستان از آنها استفاده کنید:
۱. به یاد داشته باشید که مدیر شما ترسها، نگرانیها و کلافگیهای خود را دارد. به رئیس خود تنها به عنوان فردی که کار شما را ارزیابی میکند یا به شما افزایش حقوق و ارتقا شغلی میدهد، نگاه نکنید. آنها را به شکل یک انسان کامل ببینید که زندگی خارج از محیط کار دارند. آنها تمایلات و اهداف شغلی خود را داشته و در عین حال امیدوارند که بتوانند بهترین مدیر ممکن باشند.
۲. در صورت امکان، سعی کنید در هر موقعیتی از دیدگاه مدیرتان به مسئله نگاه کنید. بهترین فروشندگان و عاملان خدمات مشتری، همیشه از دیدگاه مشتری به موضوع نگاه میکنند. بهترین اعضای تیم، معمولا هم از دیدگاه مدیر و هم از دیدگاه دیگر همکاران به موضوع نگاه میکنند. اگر میخواهید رابطهتان با رئیس را بهبود ببخشید، باید بدانید که رئیستان به چه چیزی اهمیت میدهد.
۳. مهمترین موضوع مورد نظر رئیستان را دریابید. اهداف شغلی و عملکردی او چیست؟ هرچه بیشتر رئیستان را در رسیدن به اهدافش یاری کنید رابطه شما بهتر میشود.
۴. زمانی که مدیرتان به شما کمک میکند، مشاوره میدهد، در انجام کاری شما را یاری میکند، موضوع مهمی را به یاد دارد و از شما در انجام کارتان پشتیبانی میکند، حتما از او قدردانی کنید.
۵. نگرانیها، نارضایتیها و کلافگیهایتان را به شکلی مثبت برای رئیستان بازگو کنید. موضوعی که از آن ناراضی هستید را انتخاب کنید و آن را تبدیل به پیشنهاد کنید.
۶. اگر مدیرتان نسبت به نقش، اهداف، نتایج کاری و یا هر مورد دیگری درباره شما اطلاعات درستی ندارد، او را در جریان قرار دهید. به یاد داشته باشید که رفع سوء تفاهمها با رئیستان بسیار مهم است و به رشد شما کمک میکند.
۷. زمانی که رئیستان غیرقابل تحمل میشود، آن را یک موضوع شخصی برداشت نکنید. اکثر مدیران، آموزش رهبری نمیبینند و پشتیبانی خوبی نداشتهاند. آنها نمیدانند چطور استرس خود را کنترل کنند. نمیتوانیم آنها را سرزنش کنیم. هیچ نوع آزاری را در محل کار نپذیرید؛ اما اگر رئیستان نسبت به شما کمتحمل است به او برچسب احمق یا زورگو نزنید و یا خودتان را شکست خورده نپندارید. فراموش نکنید که شما به اندازه کافی خوب هستید و رئیستان هم به اندازه کافی خوب است؛ محل کار، محیطی پر از استرس است.
۸. زمانی که رئیستان آرام است، بسیار او را تشویق کنید. به طور مثال به او بگویید: «من فکر میکنم این همان نوع همفکری است که نیاز داریم قبل از تنظیم گزارشهای مشتری بعدی انجام دهیم».
۹. به خواستههای بلندمدت خود که فراتر از این شغل هستند نگاهی بیندازید و ببینید که این موقعیت چگونه به شما کمک میکند تا به اهداف درازمدت خود برسید. لازم نیست حتما دوست صمیمی رئیستان، یا بهترین کارمند او شوید. با جدی گرفتن نقش خود در روابط محل کار، میتوانید شرایط را تحت کنترل درآورید.
۱۰. در نهایت، برای تلاشی که در راستای این رابطه میکنید، از خودتان قدردانی کنید؛ چرا که بسیاری از افراد این کار را نمیکنند. برخی نمیتوانند از احساس ترس و آسیبدیدن احتمالی خود حین این رابطه فاصله بگیرند تا نقش خود را در ایجاد این موقعیت به خوبی ایفا کنند.
۱۰ نباید که نمیتوانید برای مدیریت رئیستان از آنها استفاده کنید:
۱. زمانی که رئیستان ناراحت یا عصبانی است با او صحبت نکنید. صبر کنید تا دوباره آرام شود.
۲. وارد ذهنیت برنده/ بازنده نشوید و دفعات موافقت و مخالفت رئیستان با نظراتی که میدهید را نشمرید. مقایسه خود با دیگر کارکنان یا انتخاب این تفکر که «مدیر من از من خوشش نمیآید» کار راحتی است؛ اما این کار تنها انرژی شما را هدر میدهد. روی کار، تیم کاری و هدف خود تمرکز کنید.
۳. نارضایتیهای خود را پیش مدیرتان نبرید. هر زمان که میتوانید این نارضایتیها را تبدیل به پیشنهاد کنید.
۴. از رئیس خود نخواهید تا در بحثی که میان شما و همکاری دیگر روی داده است داوری کند؛ مگر اینکه هم شما و هم همکارتان به این نتیجه برسید که راهحل دیگری وجود ندارد.
۵. از درخواست کردن بازخورد یا راهنمایی در موقعیتی که تا به حال تجربه نکردهاید خجالت نکشید.
۶. فراموش نکنید که رئیستان را در جریان نکات مثبتی که درباره تیم کاری، شرکت و خود مدیرتان شنیدهاید قرار دهید.
۷. فرض را بر این نگذارید که رئیستان در جریان اخبار مهمی که در طول روز میخوانید یا شنیدهاید قرار دارد؛ اگر فکر میکنید که اطلاعات تازه برای رئیستان ارزشمند است، او را مطلع سازید.
۸. در مقابل دیگر همکاران از رئیستان بدگویی نکنید و در مقابل رئیستان از همکاران بدگویی نکنید.
۹. از رئیستان نخواهید که مسائل کوچکی که خود قادر به حل آنها هستید را رفع کند.
۱۰. فرض را بر این نگذارید که با رئیستان به دلیل تفاوتی که با شما دارد (تفاوت در جنسیت، سن، ملیت و تجربه زندگی) نمیتوانید ارتباط واقعی برقرار کنید. همه میتوانیم بخشی از وجودمان را در محیط کاری بیاوریم و این کار شرایط را برای همه بهتر میکند.