نشریه آفتاب خاورمیانه

محدثه دهباشی

مترجم فناوری مالی

در دوره کرونا، توقعات کارکنان در مورد نحوه تعامل با مدیران‌شان تغییر کرد و آنها اکنون انتظار دارند با اطلاع یافتن از اتفاقات درون سازمان، در تصمیم‌گیری‌ها سهیم باشند. از سوی دیگر، ضعف ارتباطات داخلی و نقص آگاهی بسیاری از مدیران باعث شده که به‌تدریج، تصور کاملا متفاوتی نسبت به واقعیت سازمان خود پیدا کنند. در این مقاله به هفت روندی می‌پردازیم که به مدیران کمک می‌کند در کنار رفع مشکلات ارتباطاتی سازمان‌ خود، به بهره‌وری پایدار نزدیکتر شوند.

وجوه ارتباطات داخلی سازمان‌ها

ارتباطات داخلی کسب‌وکارها بر تمام ابعاد فعالیت آنها تاثیر می‌گذارد و ارتباطات همراه با اعتماد، کلید موفقیت در تغییرات درون سازمانی است. با توجه به اهمیت ارتباطات دوطرفه در تمام سطوح سازمانی، ارتباطات داخلی در آینده سریع‌تر خواهد شد؛ به نظر می‌رسد دوران اطلاع‌رسانی با ایمیل‌های گروهی و نامه‌نگاری به سر رسیده و کارکنان، خواهان ارتباطی منظم و جدی‌ با کمک فناوری‌های دیجیتال هستند.

امروزه ابزارهای دیجیتال امکان ارتباطات موثر را فراهم کرده‌اند، اما باید به جنبه‌های انسانی این ارتباطات و احترام به کارکنان نیز توجه کرد. همانطور که مرکز تحقیقاتی "گارتنر" توضیح می‌دهد، «کارکنان از کارفرمایان می‌خواهند که متوجه ارزش آن‌ها شده و برای کرامت انسانی‌شان اهمیت قائل شوند. در کنار پاداش‌های پولی آنها به داشتن روابط عمیق‌، حس همبستگی و مفید بودن، نیاز دارند.»

توسعه مهارت‌های ارتباطاتی مدیران و کارکنان سازمان‌ها، موجب کارآمدی، توسعه روابط مثبت و آموزش و ارتقای کارکنان می‌شود. در این راستا، به هفت روندی که می‌تواند ارتباطات داخلی سازمان‌ها را بهبود ببخشد، اشاره می‌کنیم.

1. کارکنان دورکار را هم درنظر بگیریدقبل از همه‌گیری کرونا، بخش اندکی از کارکنان، دورکار بودند تا اینکه وضعیت اضطراری این بیماری، شرکت‌ها را مجبور به ارائه این گزینه برای بیشتر کارکنان‌شان کرد. در دوره پساکرونا، بسیاری از کارمندان ترجیح می‌دهند که همچنان دورکار باشند یا امکان کار به‌صورت هیبریدی (ترکیب فعالیت حضوری و دورکاری) داشته باشند. حالا با توجه به این شرایط شما باید مطمئن شوید که کارمندان دورکار به‌اندازه آنها که در سر کار حاضر می‌شوند، در جریان اتفاقات درون سازمان قرار می‌گیرند.
2. از ارتباطات موبایلی استفاده کنیدمعمولا در سازمان‌ها، خبر تصمیمات جدید ابتدا از طریق مدیران ارشد به مدیران میانی و از طریق مدیران میانی به سایر کارکنان منتقل می‌شود. مشکل این شیوه ارتباطی این است که ممکن است همه افراد از کل اخبار مطلع نشوند و درنتیجه، یک شکاف آگاهی به‌وجود می‌آید.برای حل این مشکل، سازمان‌ها از ارتباطات داخلی موبایلی استفاده می‌کنند و به‌عنوان مثال با ارسال سراسری پیامک به تمام کارکنان، به‌طور همزمان آن‌ها را از اتفاقات جدید آگاه می‌کنند. با ارتباطات موبایلی می‌توان مطمئن شد که میان کارکنان نزدیک و دور، اختلافی در میزان آگاهی از اخبار، به‌وجود نمی‌آید.یکی دیگر از مشکلات ارتباطات داخلی، به‌وجود آمدن شکاف ارتباطی میان گروه‌های سنی مختلف است. معمولا گروه‌های سنی مختلف، گروه‌های دوستی خود را تشکیل می‌دهند و ممکن است اخبار را به گروه دیگر منتقل نکنند. با این حال تقریبا تمام کارمندان در نسل‌های مختلف از تلفن همراه هوشمند استفاده می‌کنند و با بهره گرفتن از امکانات تلفن‌های همراه، می‌توان شکاف ارتباطی میان آنها را نیز از میان برد.در ارتباطات موبایلی، می‌توان از طریق پیام متنی، اخبار جدید را منتقل کرد اما بهترین شیوه، استفاده از اپلیکیشن‌های خاص ارتباط با کارمندان است. این اپلیکیشن‌ها می‌‎توانند بیشتر نیازهای ارتباطاتی را پوشش دهند و در کنار اطلاع‌رسانی از مسائلی مانند حقوق و مزایا، امکان ارتباط با مدیران بالادستی و آموزش کارکنان را فراهم کنند. اپلیکیشن‌های ارتباط با کارکنان، ابزارهایی کاربردی برای ایجاد ارتباطات دوطرفه درون‌سازمانی هستند و امکان شخصی‌سازی پیام‌ها برای تک‌تک کارکنان را دارند.
3. کوه یخ ناآگاهی را از بین ببریدبه‌عقیده مشاوران حرفه‌ای، گاهی اوقات ممکن است مدیران و سرپرستان تیم‌ها، از مشکلات سطوح پایین بی‌اطلاع باشند و به‌اصطلاح دچار یک نوع "کوه یخ ناآگاهی (The Iceberg of Ignorance)" شوند؛ با فاصله گرفتن از سطوح پایین که با مراجعان بیرونی ارتباط مستقیم دارند، احتمال این ناآگاهی بیشتر هم می‌شود.نظریه کوه یخ ناآگاهی "سیدنی یوشیدا"، از سه دهه پیش میان اهالی صنایع و کسب‌وکارهای گوناگون، محبوبیت دارد. به‌گفته یوشیدا، کارمندان در خط مقدم کسب‌وکار از ۱۰۰ درصد مشکلات سازمان آگاهند، اما میزان آگاهی از این مشکلات در سرپرستان آن‌ها ۷۴ درصد، در مدیران سطح میانی از ۹ درصد و در مدیران ارشد تنها ۴ درصد است. از آنجا که در سازمان، سرپرستان بیشترین ارتباط مستقیم با کارمندان را دارند، حتی ۲۶ درصد ناآگاهی آنها مانع از رسیدن سازمان به اهداف خود می‌شود.به‌طور خلاصه، عواقب کوه یخ ناآگاهی به‌شرح زیر است:• مدیران، اطلاعات لازم برای ایجاد ارتباط شفاف و صادقانه با کارمندان را ندارند؛• مدیران برای ایجاد همسویی میان اهداف تیم‌شان و اهداف سازمانی به مشکل برمی‌خورند؛• مدیران از فرصت‌های درون سازمان اطلاع ندارند؛• کارمندان متوجه ناهماهنگی میان تصمیمات مدیران می‌شوند؛• مدیران از روی ناآگاهی، مرتکب رفتار غیرمنصفانه می‌شوند.
4. به رفاه و آرامش روانی کارکنان‌ اهمیت بدهیدسلامت روان کارمندان ارتباط مستقیمی با میزان تاب‌آوری و عملکرد آن‌ها دارد. یکی از درس‌های بسیار مهمی که در طول همه‌گیری ویروس کرونا به‌دست آمد این بود که باید رفاه و سلامت روانی کارکنان جزو دغدغه‌های اصلی سازمان‌ها باشد. کارمندان شما نیاز دارند نسبت به وظایف روزانه، محل کار و روابط‌ با مدیران‌شان، احساس خوبی داشته باشند.ارتباطات داخلی نقش به‌سزایی در آرامش و سلامت روان کارکنان‌تان دارد؛ این ارتباطات باید به‌نحوی باشد که آنها با آسودگی و خیالی راحت بتوانند با شما درباره وضعیت معیشتی و سلامت روان‌شان صبحت کنند. متخصصان در این خصوص پیشنهاد می‌دهند که:• از کارکنان خود درباره وضعیت رفاهی‌شان، نظرسنجی کنید؛• جلسات دوره‌ای منظم برای بررسی وضعیت کارمندان خود داشته باشید؛• برای جلوگیری از هرگونه فرسوده شدن کارکنان، وظایف آن‌ها را محدود کنید؛• به کارکنان خود یادآوری کنید بین انجام کارها، برای خودشان زمان استراحت در نظر بگیرند؛• امور کاری در را در زمان‌های غیرکاری از کارمندان خود پیگیری نکنید.
5. برای جلوگیری از استعفای خاموش، کارمندانتان را برای صحبت کردن تشویق کنیددر دوره ما، کمبود نیروی کار متخصص یک مشکل مهم است و افراد توانمند تمایلی ندارند در محیط‌هایی کار کنند که به آنها و نیازهایشان توجه نمی‌شود. از سوی دیگر، ده‌ها میلیون نفر درصورتی‌که از تغییر شرایط و محیط کاری‌شان ناامید شوند، شغل فعلی‌شان را ترک می‌کنند.یکی دیگر از مسائل سازمان‌ها "استعفای خاموش" است. استعفای خاموش به موقعیتی گفته می‌شود که یک کارمند، میزان کار خود را به کمترین حد ممکن می‌رساند و فقط زمانی کاری را انجام می‌دهد که در ازای آن پاداش دریافت کند. "آمینا کیلپاتریک" در این زمینه می‌گوید: «استعفای خاموش، با توجه به اولویت داشتن زندگی شخصی افراد در مقابل وظایف کاری‌شان، اتفاق می‌افتد. با ورود نسل زد (Gen Z) به بازار کار، موضوع استعفای خاموش نسبت به قبل، بیشتر مطرح شد. این نسل درخصوص مسائلی مانند افسردگی شغلی، فرسوده شدن و درخواست‌های کاری بی‌پایان سکوت نمی‌کند و به‌دنبال راه‌حل می‌گردد.»ارتباطات شفاف و محترمانه با کارکنان می‌تواند از استعفای خاموش جلوگیری کند. کارکنان شما باید بتوانند به‌راحتی با شما صحبت کرده و دغدغه‌هایشان را مطرح کنند. سازمان شما نیز باید برای ایجاد فضای رضایت‌بخش و صادقانه، امکان بازخورد دادن را برای کارکنان خود، فراهم کند.
6. برای مدیریت تغییرات جدید، کیفیت ارتباطات داخلی را بهبود ببخشیدبر اساس نظرسنجی "هایلو" ۸/۷۱ درصد از مدیران در سراسر دنیا معتقدند که در آینده نزدیک «محور اصلی استراتژی‌های ارتباطاتی، مدیریت تغییرات خواهد بود». در گذشته، کارشناسان ارتباطاتی شرکت‌ها، در پایان پروژه‌ها، نتایج را به مدیران گزارش می‌کردند؛ اما اکنون متخصصان این حوزه، از ابتدا تلاش می‌کنند که مدیران را با فرآیند تغییرات همراه کنند. این کار به مدیران کمک می‌کند تا برای پیشبرد تحولات، از ایده‌های مختلف درون سازمان، بهره ببرند.
7. از فناوری‌های محبوب کارکنان استفاده کنیدافراد به انتقال و دریافت سریع و دقیق اطلاعات تمایل دارند و به همین دلیل میزان استفاده از ابزارهای دیجیتال برای گفتگوهای دوطرفه و فرصت‌های آموزشی و توسعه‌، رو به افزایش است. با توجه به این علاقه، مدیران می‌توانند از چت‌بات‌ها، نظرسنجی‌های دوره‌ای و محتوای آموزشی آنلاین و برنامه‌های یادگیری الکترونیکی استفاده کنند.در حال حاضر، ارائه محتواهای ویدیویی به‌دلیل انتقال سریع و سرگرم‌کننده اطلاعات، محبوبیت زیادی دارد. از سوی دیگر، استفاده از فناوری واقعیت مجازی نیز به استراتژی تعاملی شرکت‌ها تبدیل شده و مخصوصا برای کارمندانی است که به بازی‌های رایانه‌ای علاقه دارند، جذاب است.

ارتباطات داخلی شرکت خود را مرتبا ارزیابی کنید

در سال‌های اخیر، کارکنان انتظارات بیشتری از کارفرمایان‌شان دارند و می‌خواهند که صدایشان شنیده شود. با توجه به شدت گرفتن مشکلات اقتصادی، نسل جدیدی که وارد بازار کار شده است به داشتن یک شغل ثابت اکتفا نمی‌کند. از سوی دیگر، گسترش شبکه‌های اجتماعی و آگاهی از بسیاری از مشکلات، باعث شده که این نسل به‌دنبال تغییر شرایط باشد یا با استعفای خاموش، بهره‌وری خود را به حداقل برساند.

در این شرایط، بهبود ارتباطات داخلی، نه‌تنها به اثربخشی و عملکرد عملیاتی کمک می‌کند، بلکه با توانمندسازی کارکنان، به آنها برای فعالیت بیشتر، انگیزه می‌دهد. شرکت‌ها باید برای حفظ و تقویت نیروی انسانی متخصص، همه کارمندان و مدیران را از اخبار آگاه کنند. این آگاهی دائمی، باعث می‌شود که مدیران تصورات بیش‌ازحد خوش‌بینانه یا بدبینانه در مورد توان مجموعه نداشته و کارکنان نیز نقشی فعال در پیشرفت شرکت‌ خود داشته باشند.