منتشرشده در نشریه شماره ۲۲ آفتاب خاورمیانه - تیر ۱۳۹۹
نویسندگان: کن بنتا و اورالن بوستونKen Banta
Orlan Boston
ترجمه: نادی صبوری
صور غالب این است که وقتی مدیر یک شرکت هستید باید روی این شغل و روی سازمانتان تمرکز زیادی بکنید. خیلی‌ها باور دارند که اساسا در حالتی غیر از این موفق نخواهند بود. البته هستند افراد زیادی که اعتقاد دارند برای پیشرفت در کار باید تجربه‌های متنوعی در جغرافیاها و صنایع و عملکردهای مختلف به دست آورد اما در نهایت باور عمومی این است که وقتی در یک سمت چالشی قرار گرفتید، باید تمام توجه را به این سمت منعطف کنید. چنین رویکردی در کوتاه مدت جواب می‌دهد. اگرچه نتیجه کار مشترک ما با هزاران مدیر ارشد به ما نشان می‌دهد که این روش می‌تواند در دراز مدت مانع توسعه بشود.
چرا؟ این روزها بیشتر از هر وقت دیگری، مشغول بودن به کارهای داوطلبانه لازمه کار یک مدیر ارشد است. به‌خاطر تغییرات و اختلالاتی که خیلی سریع اتفاق میافتند، موسسات آموزشی مدیریتی نمی‌توانند برنامه‌های تحصیلی را سریعا به‌روز کنند. در نتیجه، مدیرانی که می‌خواهند رشد کنند و سازمانشان را هم شکوفا کنند، باید دنبال راه‌هایی باشند که از طریق آنها گستره دیدشان را وسعت ببخشند.
باید بدانیم وقتی از وسعت دادن به گستره دید حرف می‌زنیم، منظورمان چیزی فراتر از صرف شرکت کردن در کنفرانس‌های صنعتی یا رویدادهای شبکه‌ای یا مثلا برداشتن کلاس‌های آموزشی شبانه است. در واقع ما از مشغول شدن معنا دار در فعالیت‌های بیرونی‌ای حرف می‌زنیم که شما را در معرض آدم‌های مختلف، اطلاعات و فرهنگ‌ها قرار می‌دهد اما از طریقی با علایق فردی و اولویت شغلی فعلی یا آینده‌تان هم هم‌افزایی دارند. چه فعالیت‌هایی؟ تدریس، فلوشیپ، منتشر کردن مقاله یا تولید کردن فیلم؛ خدمات عمومی برای فرمانداری‌ها و شهرداری‌ها، مشاوره یا سرمایه‌گذاری در استارتاپ‌ها، سمت‌های رهبری در انجمن‌های تخصصی و باشگاه‌ها و صحبت کردن و ترتیب دادن کنفرانس و فستیوال و فروم‌های ایده‌پردازی. در واقع به خودتان مثل صاحب یک پورتفولیو نگاه کنید که شغل کاملا وسط این سبد قرار دارد و فعالیت‌های بیرونی دیگرتان متمم آن هستند. شما هر چیزی که یاد می‌گیرید را به قلمروهای مختلفتان تسری می‌دهید.
۱۲۲ مدیر ارشد در صنایع مختلف در نظرسنجی ما همه موافق بودند که مشغله‌های بیرونی برای موفقیت مدیران در این روزها حیاتی است. همه باور داشتند که داشتن چنین تجربه‌هایی میان کارکنان، سازمان‌ها را هم منتفع خواهد کرد. بیش از ۱۰۰ نفر از آنها گفتند که فعالیت‌های بیرونی کارکنان را در بررسی میزان موفقیت آنها لحاظ می‌کنند.
برای اینکه بفهمیم رهبران سازمان‌ها چطور فرصت‌های درست را پیدا می‌کنند و از دل آنها چه چیزی به دست می‌آورند ما مصاحبه‌هایی با مدیران بخش‌های دولتی و خصوصی در گستره سنی و شغلی متفاوت ترتیب دادیم.
برنامه کاری تعیین‌شده یکی از بزرگ‌ترین محدودیت‌هایی است که بیشتر مدیران رده‌بالا با آن دست‌وپنجه نرم می‌کنند. با در نظر گرفتن نیازهای تخصصی و شخصی دیگر تقریبا غیر ممکن است که چیز دیگری را هم به این برنامه اضافه کنید. ولی تجربه مشترک ما نشان می‌دهد اگر برای چیزی اولویت قائل شوید می‌توانید برایش وقت هم پیدا کنید. مثلا می‌توانید از خانواده و دوستانتان دعوت کنید که در این فعالیت به شما بپیوندد تا یک جور نتیجه برد-برد گرفته باشید. اگر بتوانید جوان‌ترها یا افراد متخصصی که از نظر فکری با هم اشتراک دارید را هم وارد ماجرا کنید که چه بهتر! به این ترتیب در ادامه می‌توانید با هم بحث و تبادل نظر هم داشته باشید. اگر نظر رئیستان را به موضوع جلب کنید حتی ممکن است به شما برای اینکه از ساعت کاری برای وقت گذاشتن روی فعالیت بیرونی استفاده کنید هم چراغ سبز نشان بدهد.
چقدر روی این فعالیت‌های بیرونی وقت بگذاریم؟ کسانی که در نظر سنجی ما شرکت کردند بین ۱۰ درصد تا ۲۰ درصد را پیشنهاد می‌کنند اما این زمان لازم نیست هر روز پشت سر هم باشد. در نهایت باید تعادلی بین زمانی که مشغله‌های کاری و شخصی بیشتر می‌شود با وقتی که آزادتر هستید ایجاد کنید. مثلا وقتی خیلی سرتان شلوغ است می‌توانید این فعالیت‌ها را به ۲ درصد از کل روزتان برسانید یا وقتی سبک‌تر هستید آن را تا ۳۰ درصد بالا ببرید. به‌زبان دیگر قطعا شما باید اول کارتان را درست تحویل بدهید و به خانواده‌تان رسیدگی کنید تا مسئولیت‌های اضافه بپذیرید. اما هر وقت مسیر باز شد سریع کاری را چنگ بزنید.
کارا مدوف یکی از مدیران ارشد تئاتر باله امریکا و مادر سه دختر ۱۰، هشت و چهار ساله است. اما او خودش را در یکی از سازمان‌های آموزشی تئاتر هم مشغول کرده است تا به‌شکل دیگری از اجرا هم متصل باشد. خودش می‌گوید: «من خیلی به این فکر کردم که چه کارهای بیرون از شغلم را می‌توانم هندل بکنم و چه کارهایی را نمی‌توانم. این نه فقط شامل نه گفتن بلکه شامل گفتن «در حال حاضر نه» به خیلی از گروه‌ها می‌شود. از طرف دیگر او در خصوص برنامه‌اش خیلی حساب شده عمل می‌کند. برای مثال همیشه شب جمعه را برای صرف شام با همسر و فرزندانش رزرو می‌کند. مدوف در این باره می‌گوید: «نکته اصلی این است که در اتاقی که هستی واقعا حاضر باشی، در محل کارت با تمام وجود حاضر باشی و وقتی کنار همسر و فرزندانت هستی گوشی تلفنت را کنار بگذاری تا بتوانی قصه شب را برای بچه‌ها بدون اینکه هم‌زمان ایمیلت را چک کنی بخوانی. و همین‌طور درباره فعالیت‌های جانبی. سراغ کارهایی بروید که کنجکاوی فکری شما را برمی‌انگیزد، شما را در معرض افرادی قرار می‌دهد که در محل کار یا صنعتی که مشغولش هستید پیدا نمی‌شوند. روزنه‌هایتان را باز کنید.»
دست از یادگیری نکشید
مرحوم دیوید استرن، وکیلی که بعدها کمیسیونر انجمن ملی بسکتبال امریکا شد، در طول دوران خدمتش عضو هیات مدیره سازمان‌های زیادی بود و موافق بود که گنجاندن این فعالیت‌های معنادار در برنامه‌کاری ای که همان موقع هم زیاد بود، بسیار اهمیت دارد. او اشاره می‌کند که تجربه‌اش از قرار گرفتن در معرض انسان‌های مختلف و مسائلی که باید با روش‌های گوناگونی حلشان می‌کرد، او را برای اینکه بتواند در سال ۲۰۱۱ به یک توافق جمعی پیشرو بین بازیکنان ان بی ای و صاحبانش برسد مجهز کرده بود. او می‌گوید: «مهم نیست سر شما چقدر شلوغ است. شما نباید دست از یادگیری بکشید. این چیزی است که من همیشه خودم را برای انجام دادنش مجبور می‌کردم. از خودم می‌پرسیدم: امروز برای اینکه یاد بگیرم چه کرده‌ام؟ به‌نظرم بیرون از دفتر کار چیزهای خیلی زیادی برای یاد گرفتن وجود دارد.»
خب شما چطور باید این جور فعالیت‌های درست، این‌ها که نوعی چرخه فضیلت ایجاد می‌کنند را پیدا کنید؟ گام اول این است که در محل کار شروع به صحبت کردن درباره علایقتان به انجام دادن فعالیت‌هایی بیرون از دفتر بکنید، فعالیتی که یا به کارتان یا به توانایی‌ای که در آن لازم است مربوط می‌شود. میلتان را که کشف کردید وقتی این است که ببینید آیا گروه‌هایی که در آن راستا فعالیت می‌کنند برای شما جای خالی دارند یا نه. به دوستان و همکارانی که در حال انجام این دست فعالیت‌های داوطلبانه هستند دو دستی بچسبید و به آنها پیشنهاد کمک کنید. از طریق سخنرانی‌های عمومی و شبکه‌های اجتماعی و نوشتن مطلب در مجله‌ها اسمتان را به گوش مردم برسانید تا بقیه شروع به سپردن مسئولیت‌هایی به شما کنند.محمود خان که اکنون مدیرعامل شرکت بیوساینس است می‌گوید: «در اوقات فراغت کلی کار هست که می‌توانید انجام دهید. مثلا کمک کردن به گروه‌های غیرانتفاعی که در جامعه محل زندگی شما فعال هستند. دنبال این جور فرصت‌ها بگردید. هر فعالیتی می‌تواند یک ارزش افزوده باشد.»
بعد از اینکه دوران آزمون و خطا گذشت، شما دیگر می‌خواهید که گزیده عمل کنید تا در فعالیت داوطلبانه جدی‌تر حاضر باشید. کاترین وایلد که مدیرعامل یک شرکت بزرگ در نیویورک است می‌گوید: «بی‌نهایت مهم است که شما خودتان را درگیر فعالیت‌هایی بیرون از کار بکنید که دلایل خالصانه‌ای برای انجامشان دارید. نه اینکه صرفا آنها را از این جهت انجام بدهید که نام خودتان را بر سر زبان‌ها بیندازید یا از طریق آنها به افراد خاصی که مدنظرتان است نزدیک بشوید و با آنها رابطه پیدا کنید.»
اگر دارید وقتتان را در کار و فعالیتی که میل زیادی به انجامش ندارید یا به شما انرژی نمی‌دهد صرف می‌کنید، در واقع فرصت سود بردن از این موقعیت را هم برای خودتان و هم دیگران از بین برده‌اید.
همچنین مهم است در آن فعالیت نقشی را انتخاب کنید که مشارکت شما در آن ارزش افزوده‌ای نسبت به دیگران دارد. کن مهلمان که سابقا سیاستمدار بوده اما حالا یک مدیر رده بالا در روابط عمومی است می‌گوید: «همیشه دنبال این بودم وارد جا و فعالیتی بشوم که بودنم در آنجا بتواند یک تفاوت محسوس ایجاد بکند.»
نشان بدهید که تعهدات درستی دارید
عاقلانه‌اش این است که وقتی یک فعالیت داوطلبانه را تقبل می‌کنید از کارفرما و خانواده‌تان اجازه بگیرید. کلید کار این است که ارتباط این فعالیت و نفعی که برای زندگی شخصی و کاری شما دارد را به آنها اثبات کنید. مثلا اینکه انجام این فعالیت از شما انسانی با انرژی‌تر می‌سازد یا ارتباطات کاری شما را افزایش می‌دهد. محمود خان این نصیحت مفید را می‌کند: «سازمانی که در آنجا مشغول به کار هستید را به یک شکل درخور به چالش بکشید. شفاف و کامل تعریف بکنید که چطور فعالیت شما شرکتتان را هم منتفع می‌کند، اینکه باعث توسعه فردی شما می‌شود و این با ارزش‌های سازمانتان هم‌تراز است. آنها را متقاعد کنید که فعالیتی که می‌خواهید درگیرش شوید با کار و اهداف شرکت شما هم‌افزایی دارد.»
مدوف را که خاطرتان هست؟ مدیر تئاتر باله امریکا. چندین سال پیش که او در سازمان دیگری کار می‌کرد و دخترانش از حالا هم کوچک‌تر بودند برای یک بورس آموزشی انتخاب شد که لازم بود در یک بازه زمانی دوساله هر چند وقت به مدت چهار هفته از خانه دور باشد. او یک مادر جوان بود که همان موقع هم شغل خیلی بزرگی داشت اما می‌دانست که این تجربه یک دگرگونی بزرگ در زندگی کاری و شخصی‌اش به ارمغان میاورد. پس برای اینکه بتواند از آن استفاده بکند شروع کرد به مذاکره و متقاعد کردن رئیسش، همکارانش و همسرش که خودش او را یک تیم پشت‌صحنه فوق‌العاده در خانه وصف می‌کند. این طور بود که مدوف توانست از بورس استفاده بکند.
حالا اگر شما وقت زیادی را صرف مذاکره و متقاعد کردن کارفرمایتان برای اینکه به شما اجازه بدهد در این فعالیت مشغول شوید کردید و باز هم جوابتان مخالفت بود چه؟ خب باید گفت این یک جور خط قرمز است. به قول محمود خان: «اگر سازمانی که برایش کار می‌کنید ارزش فعالیت داوطلبانه شما را متوجه نمی‌شود اصلا چه دلیلی وجود دارد بخواهید همچنان آنجا بمانید؟»
مزایای درازمدت
کیث کرچ کارآفرین است که به تازگی عهده‌دار یکی از سمت‌های رده بالای سیاست‌گذاری در بخش انرژی و محیط زیست امریکا هم شده است. او اعتقاد دارد: «در واقع هر چقدر به فعالیت‌های داوطلبانه و بیرون از کار بیشتر مشغول باشی احتمال اینکه وقتت را در محل کار هدر بدهی کمتر می‌شود. من این را متوجه شدم که هر چقدر مشغول‌تر باشی کارآمدی بیشتری داری و طبیعتا در کارت هم بهتر هستی.» کرچ از شروع کارش که با جنرال موتورز بوده همیشه در هیات‌مدیره‌های مختلفی عضو بوده. او به شکل‌گیری برنامه‌های آموزشی مدیریتی انجمن اخوت دانشگاه پوردون کمک کرده است. جایی که هنوز هم به عنوان مشاور کمکشان می‌کند. خودش می‌گوید: «هر دفعه که یک هفته برای رسیدگی به برنامه آموزشی این بچه‌ها می‌روم باطری‌هایم دوباره شارژ می‌شود. انگیزه می‌گیرم و فکرهایی به ذهنم می‌رسد که در غیر این حالت اصلا نمی‌داشتم. این کار دامنه همدلی و درک من را وسیع‌تر می‌کند. مادرم همیشه به من می‌گفت بهترین راه برای یادگیری "تاد" است: تجربه آدم‌های دیگر.»
در حالت ایده‌آل، فعالیت‌های بیرون از کار به شما چیزی می‌دهند که کار شرکتتان را با آن متحول می‌کنید. یک مثال جالب در این موضوع قصه روزان هگرتی است. او سی سالش بود که اولین شغل غیرانتفاعی‌اش را شروع کرد و همان وقت‌ها بود که عضو هیات امنای مدرسه‌ای شد که در آن درس خوانده بود. پذیرفتن هم‌زمان دو مسئولیت دلهره‌آور بود اما خودش می‌گوید مثل این بود که سر کلاس‌های دوره کارشناسی ارشد مدیریت نشسته باشی. عضویت در آن هیات امنا برای او پر بود از یادگیری. هگرتی می‌گوید مهم نیست چند سال از شروع کارتان می‌گذرد هر وقت که بتوانی چیزهای جدید یاد بگیری، پروژه‌های پیچیده را مدیریت کنی و حتی چند اشتباه بکنی که از آنها درس بگیری، ارزش‌هایی خارق‌العاده خواهند بود.»
شکل دادن چشم‌اندازی وسیع‌تر
وقتی در جایی غیر از محل کار خودتان وظیفه مهمی بر عهده می‌گیرد در واقع فرصت‌هایی دست‌نخورده را برای خودتان و سازمانتان پیدا می‌کنید. ممکن است روابطی پیدا کنید که از شما سرمایه‌گذار یا مدیر بهتری بسازد. هگری ده سال بعد از اینکه مدیرعامل یک سازمان غیرانتفاعی در زمینه کاهش بی‌خانمانی در امریکا شده بود به توکیو رفت تا روی صنعت مسکن پیش ساخته ژاپن تحقیق بکند و ببیند چطور جوامع مختلف به بی‌خانمانی واکنش‌های مختلفی نشان می‌دهد. خودش می‌گوید: «این تجربه چنان طرز فکر من را به جهت جدید هدایت کرد که هنوز هم در فکرم طنین‌انداز است.»
دوید پایوت که از مدیران سرشناس صنعت دارو است در طول سال‌های کاری‌اش در هیات امنای سازمان‌ها و گروه‌های مختلفی بیرون از صنعت دارو کار کرده و همیشه کارکنانش را هم تشویق کرده همین کار را بکنند. خودش این طور می‌گوید: «ناگهان می‌بینید دنیا از زوایای دیگر چقدر متفاوت به نظر می‌رسد.» پایوت می‌گوید نقش‌های اضافی که آنها را می‌پذیرفته به او کمک می‌کرده شرکای تجاری بیشتری پیدا کند و حتی چشم‌انداز بازار برای محصولات و خدماتی مانند بوتاکس را بهتر درک کند.
به همه این‌ها باید طرز فکر مدیریتی که بهتر شکل می‌گیرد را هم اضافه کرد. به‌قول مهلمان: «هر روز تفکر جانبی با تفکر خطی دست‌به‌یقه می‌شود. این روزها چیزی که حیاتی است این است که چشم‌انداز متفاوت بیافرینید و آن را روی هر کاری که دارید انجام می‌دهید منطبق کنید. چنین چیزی اگر خودت را محصور چهاردیواری شرکت و سازمان کنید شدنی نیست.»
نتیجه
پیدا کردن فعالیت‌هایی که داوطلبانه بیرون از کارمان انجام بدهیم همیشه راحت نیست. ولی کافی است که پیدایش کنی و آن وقت است که درهای زیادی به فرصت‌هایی باورنکردنی باز می‌کند و دقیقا همین تجربه‌ها هستند که تبدیل به مزیت رقابتی شما می‌شوند. هر چقدر دنیای کسب‌وکار پیچیده‌تر می‌شود پیدا کردن راه حل‌های تک‌بعدی هم سخت‌تر می‌شود. به‌عنوان یک رهبر و مدیر ارشد باید محدوده امن را ترک کنید. رشد فردی این طور رقم می‌خورد.